La strategia esatta per far accettare il vostro piano di cura al paziente!!!

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Oggi parliamo della presentazione del piano di cura, del relativo preventivo e delle modalità da seguire per essere quasi sicuri di far si che il preventivo venga accettato sia dai vostri pazienti e sia da pazienti che vengono per la prima volta nel vostro studio.

Le modalità di presentazione del piano di cura ed il rapporto di empatia che si ha con il paziente, sono fondamentali per l’accettazione del preventivo. 

Una buona gestione di questa parte può far aumentare di molto la percentuale di preventivi accettati fino a superare l’80-90%.

Al contrario una cattiva gestione di questa fase determina nel potenziale paziente una serie di comportamenti tipo:  

– la ricerca di  altri consulti: i pazienti scelgono sempre l’odontoiatra che ha comunicato meglio con loro

– paura di affrontare un piano di cura costoso, non sostenibile dal loro budget familiare

– timore di sottoporsi ad un numero di sedute lunghissime e questo li porta ad abbandonare il piano di cura, senza ultimarlo

– odontofobia, paura di sottoporsi a trattamenti odontoiatrici, con il desiderio di fuggire prima possibile dallo studio

– assenza nel momento della presentazione del piano di cura e relativo preventivo del decision maker, ovvero colui che ha il potere decisionale

La maggior parte delle volte in cui si verifica la cattiva gestione di questa fase succede che il potenziale paziente, non si fa più trovare, non risponde al telefono e  se risponde trova una serie di scuse tra cui il fatto che il suo lavoro è instabile, che ha urgenti spese impreviste ecc.

Ovviamente per evitare che ciò accada, vedremo da qui in avanti, come sviluppare e presentare un piano di cura, per arrivare all’obiettivo della comprensione e dell’accettazione del medesimo da parte del paziente.

Se il paziente percepisce poca chiarezza:

– nello sviluppo del piano di cura 

– nelle modalità con cui questo verrà eseguito 

– nelle possibili variabili in fase di lavorazione 

– o qualsiasi altra parte del piano che gli crea confusione, sicuramente con una scusa rimanderà il tutto e non si farà più vedere.

E’ importante saper dividere i pazienti in due categorie:

quelli che vengono la prima volta nel vostro studio attraverso il passa parola o tramite la promozione a livello di un’attività di marketing, 

oppure quelli che sono già stati vostri pazienti e hanno bisogno di risolvere un altro problema odontoiatrico che hanno in quel momento.

Parlando con pazienti è fondamentale far percepire loro tutta la vostra professionalità ed instaurare fin da subito un rapporto empatico, cercando di capire i loro problemi, dedicandogli del tempo prima di sviluppare qualsiasi piano di cura in modo da creare con loro un rapporto di fiducia già solido.

Per i pazienti che già frequentano il vostro studio, che sono già a conoscenza della loro situazione clinica è che si fidano già di voi, perché il rapporto è stato già costruito nel tempo, l’approvazione di un nuovo preventivo dovuto ad un piano di cura è molto più semplice.

In percentuale si parla di un 20-30% di preventivi accettati da nuovi pazienti, contro il 70/80% quando si tratta di pazienti  già  fidelizzati e che quindi hanno piena fiducia in voi.

Quindi è fondamentale per il vostro studio, affinché si possa aumentare il proprio numero di pazienti e di conseguenza il proprio fatturato, aumentare considerevolmente la percentuale di preventivi accettati dai nuovi pazienti dopo la prima visita.

La visita deve iniziare con la compilazione di una scheda di anamnesi con domande conoscitive del paziente e deve essere svolta in modo accurato. 

Il paziente va accolto possibilmente in un ufficio separato al fine di instaurare con lui un rapporto confidenziale e solo successivamente, va portato nella sala del riunito per proporgli il piano di cura a lui dedicato.

Nella compilazione del piano di cura è fondamentale la presenza della vostra segretaria che trascriverà ciò che gli suggerite, perché poi sarà lei a presentare il relativo preventivo al paziente spiegandone tutti i dettagli (prezzi dei vari trattamenti, modalità di pagamento e ripartizione per singola seduta).

È necessario che la vostra segretaria sia stata formata nell’avere un rapporto empatico con i pazienti, un modo di fare comprensivo ed umano tale da farli sentire sempre a loro agio, al fine di agevolare la comprensione del fatto che quel piano di cura sia la soluzione ottimale per il proprio problema dentale.

L’odontoiatra non si deve mai occupare di prezzi e di pagamenti con il paziente, questo per evitare la richiesta di eventuali sconti e per mantenere alta la propria professionalità clinica, rispetto a questioni puramente commerciali che non sono di sua competenza.

La diagnosi ed il piano di cura sono delle fasi puramente cliniche e devono essere percepite sempre come la migliore soluzione per il paziente, accompagnate da possibili alternative altrettanto risolutive.

Nella fase della compilazione del piano di cura, se si ha bisogno di altri parametri o dettagli di cui in quel momento il paziente non dispone, è opportuno fissare un altro appuntamento per spiegargli i motivi per cui ne avete bisogno. 

Questo serve anche a far percepire al paziente, quanto siete scrupoloso nel proporre un piano di cura più adatto alle sue esigenze.

Durante la prima visita bisogna avere una comunicazione semplice  e chiara tramite un colloquio con il paziente molto naturale e rassicurante, questo perché il paziente ha bisogno di concetti comprensibili non troppo tecnici che lo porti a capire lo sviluppo di tempi e modi del piano di cura proposto. 

Se il paziente avverte senso di confusione oppure non capisce bene quello che gli state spiegando, sicuramente  rimarrà con molto dubbi e sarà difficile fargli accettare il vostro piano di cura.

Finita la visita, la segretaria accompagnerà nell’ufficio il paziente a cui sottoporrà il piano di cura ed il relativo preventivo, spiegandogli, anche eventuali sistemi di pagamento dilazionati, con una rateizzazione vantaggiosa (es. ad interessi zero) così da tranquillizzarlo ulteriormente rendendolo più disponibile e sicuramente più propenso ad accettare ciò che gli è stato proposto.

E’ fondamentale che chi si incarica di proporre il piano di cura capisca se a deciderne la fattibilità è il paziente stesso o qualcun altro.

In tal caso, con una scusa (tipo che c’è bisogno di un’altro appuntamento per sviluppare meglio alcuni aspetti clinici), si raccomanda al paziente che nella prossima seduta sia presente anche la persona a cui spetta la decisione di accettare o meno il preventivo. 

Questo è fondamentale affinché chi dovrà decidere e pagare le prestazioni possa avere un quadro completo e non cada nell’errore di rinunciare alla cura basandosi su informazioni parziali o addirittura scorrette riportate dal paziente stesso in un secondo momento.

E’ vostro compito far percepire al decision maker la vostra professionalità, dovrete entrare in empatia con lui, chiarendo tutti i dubbi che ha sollevato sul vostro piano di cura e si rende conto che è perfetto per lui o per la persona per cui è responsabile, sicuramente non avrà problemi ad accettare il vostro preventivo.

Seguendo questi consigli alla lettera, la percentuale di preventivi accettati rispetto a quelli presentati crescerà sensibilmente nel corso del tempo e vi farà fare un salto di qualità in termini di professionalità, di brand del vostro studio e soprattutto un aumento consistente del vostro fatturato.

Ti faccio una domanda…Come sta andando la tua attività di odontoiatra? 

Beh sarei contento di aiutarti facendo un’analisi della tua attività gratuita per te, se pensi di averne bisogno contattami in privato attraverso il mio sito web 

www.claudioiaquaniello.com  

Claudio Iaquaniello

Social Media Manager Certificato Entrepreneur